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Flottenmanagement - Excel vs. Software

Als Anbieter von Flottenmanagement-Software hören wir oft die Frage: Warum sollte ich eine Flottenmanagement-Software anstelle einer Excel-Datei verwenden?

Nun die Antwort lautet: Es kommt darauf an!

Wir sind der festen Überzeugung, dass der beste Weg, die Ausgaben Ihrer Flotte zu kontrollieren und Wege zur Verbesserung zu finden, die Verwendung einer Flottenmanagement-Software ist.

Es gibt Fälle, in denen eine Excel-Datei eine bessere Lösung sein könnte, abhängig von der Größe Ihrer Flotte.

Wenn Sie zum Beispiel eine Flotte von nur 3-4 Fahrzeugen betreiben, macht es vielleicht weniger Sinn, eine spezielle Software zu verwenden und eine einfache Excel-Tabelle würde die Aufgabe erfüllen.

Wenn Sie außerdem bis zu 30 Fahrzeuge oder andere Ausrüstungen haben, für die Sie Full-Service-Verträge haben oder operatives Leasing betreiben, dann müssen Sie sich nur auf die Vertragsfälligkeit konzentrieren, alle anderen Kosten werden vom Anbieter übernommen.

Sie müssen die Ausfallzeiten intern messen, da es sich dabei immer um Kosten handelt, die von den Anbietern nicht gedeckt werden, die sich aber enorm auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auswirken können.

Sobald Sie über 30-40 Fahrzeuge/Anlagen haben, reicht die Excel-Datei möglicherweise nicht mehr aus. Es gibt einige Gründe, die Sie in Betracht ziehen müssen, wenn Sie sich zwischen Excel und einer Software entscheiden müssen, wobei die Software Ihnen eindeutige Vorteile bringt:

1. Einfachere Arbeit mit komplexen Daten. Wenn Sie Verknüpfungen zwischen verschiedenen Elementen des Flottenmanagements (z.B. Reparaturhistorie) benötigen, wird eine Excel-Datei viel schwieriger zu handhaben sein.


2. Automatische Prozesse wie Berichte, Warnungen, E-Mail-Generierung sind in Excel fast unmöglich zu erstellen. Wenn Sie GPS-Daten oder andere telematische Daten in Ihre Flottenmanagement-Aktivität integrieren wollen, können Sie das in Excel nicht tun.


3. Historie und Rückverfolgbarkeit können leicht von einer Software verarbeitet werden. Die Daten sind sicher, und die Historie kann im Gegensatz zu Excel nicht von Benutzern geändert werden.


4. Die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Kollegen aus derselben Abteilung ist mit Hilfe von Excel-Sheets schwer nachzuvollziehen.


5. Benutzerauthentifizierung und Benutzerzugriffsrechte können in der Software verwaltet werden.


6. Eine mobile Anwendung (z.B. eine Fahrer spezifische mobile Anwendung) kann nicht in Excel integriert werden.


7. In einer Software kann auf die Berichte sofort zugegriffen werden.


8. Die Dateneingabe mag zwar komplexer aussehen, aber in Wirklichkeit erhalten Sie mit dem gleichen Arbeitsaufwand mehr Informationen aus einer Software.

Es kann argumentiert werden, dass die Excel-basierte Berichterstattung als Lösung keine zusätzlichen Lizenzkosten verursacht, während die Software Fleet Maintenance Solutions Kosten verursacht.

Wir werden argumentieren, dass diese Aussage nur teilweise zutrifft. Zur Unterstützung unseres Arguments stellen wir fest, dass Sie, sobald Sie anfangen, Daten in Excel einzugeben, bereits Zeit aufwenden und die von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern aufgewendete Zeit ist gleichbedeutend mit Geld.

Natürlich müssen Sie für die Software-Lizenz mehr bezahlen als für Excel, aber die Software wird sich von selbst bezahlt machen, indem sie Ihren Mitarbeitern hilft, produktiver zu sein und indem sie Ihnen hilft, die Kontrolle über Ihre Flottenoperationen zu verbessern.

FMS bietet Ihnen die nötige Transparenz, damit Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen können, um Wartungsarbeiten einzusparen und Ausfallzeiten zu reduzieren.

Schlussfolgerungen:

Wenn Sie einen kleinen Fuhrpark oder eine kleine/mittlere Flotte betreiben und umfassende Serviceverträge haben, müssen nur einige wenige Fälligkeitstermine einschließlich der Ablaufdaten der Serviceverträge im Auge behalten werden, hier genügt eine einfache Excel-Datei.

Wenn Sie andererseits mehr Fahrzeuge besitzen oder wenn Sie wirklich die Kontrolle über Ihre Kosten erlangen und Wege zur Verbesserung finden wollen, dann sollten Sie eine Flottenmanagement-Software in Betracht ziehen.